Text copied to clipboard!
Titel
Text copied to clipboard!Verkställande Administrativ Assistent
Beskrivning
Text copied to clipboard!
Vi söker en Verkställande Administrativ Assistent som kommer att spela en nyckelroll i att stödja vår ledningsgrupp med dagliga administrativa och organisatoriska uppgifter. Denna position kräver en hög grad av professionalism, diskretion och förmåga att hantera flera uppgifter samtidigt i en dynamisk arbetsmiljö. Du kommer att fungera som en länk mellan ledningen och interna samt externa intressenter, och säkerställa att kommunikationen är effektiv och att verksamheten flyter smidigt.
Som Verkställande Administrativ Assistent kommer du att ansvara för att hantera kalendrar, boka möten, förbereda presentationer och rapporter, samt koordinera resor och evenemang. Du kommer också att hantera konfidentiell information och bistå i beslutsfattande processer genom att tillhandahålla relevant dokumentation och analys. Rollen kräver utmärkta kommunikationsfärdigheter, både muntligt och skriftligt, samt en god förståelse för affärsprocesser.
Vi söker dig som är självgående, noggrann och har en stark känsla för service. Du bör ha tidigare erfarenhet av liknande roller och vara van vid att arbeta nära ledningspersoner. Du är tekniskt kunnig och behärskar vanliga kontorsprogram samt har lätt för att lära dig nya system. Din förmåga att prioritera och hantera tid effektivt kommer att vara avgörande för att lyckas i denna roll.
Om du är en strukturerad och lösningsorienterad person som trivs i en stödjande roll med stort ansvar, då är detta jobbet för dig. Vi erbjuder en stimulerande arbetsmiljö med möjlighet till personlig utveckling och att vara en del av ett engagerat team som arbetar mot gemensamma mål.
Ansvar
Text copied to clipboard!- Hantera och koordinera ledningens kalendrar och möten
- Förbereda presentationer, rapporter och annan dokumentation
- Organisera resor, logistik och evenemangsplanering
- Agera som kontaktpunkt mellan ledning och interna/externa parter
- Hantera konfidentiell information med hög diskretion
- Stödja i beslutsfattande genom att samla in och analysera information
- Utföra allmänna administrativa uppgifter såsom arkivering och korrespondens
- Följa upp på åtgärdspunkter och deadlines
- Delta i projekt och bistå med projektadministration
- Förbättra administrativa processer och rutiner
Krav
Text copied to clipboard!- Minst 3 års erfarenhet av administrativt arbete på ledningsnivå
- Mycket goda kunskaper i svenska och engelska, både i tal och skrift
- God datorvana och erfarenhet av Office-paketet
- Förmåga att hantera flera uppgifter samtidigt under tidspress
- Stark känsla för integritet och sekretess
- Utmärkta organisatoriska och kommunikativa färdigheter
- Erfarenhet av att arbeta med chefer på hög nivå
- Förmåga att arbeta självständigt och ta egna initiativ
- Noggrannhet och detaljfokus
- Relevant eftergymnasial utbildning är meriterande
Potentiella intervjufrågor
Text copied to clipboard!- Vilken erfarenhet har du av att arbeta med ledningsgrupper?
- Hur hanterar du konfidentiell information?
- Beskriv en situation där du organiserade ett komplext evenemang.
- Hur prioriterar du när du har flera uppgifter samtidigt?
- Vilka programvaror är du mest bekväm med att använda?
- Hur säkerställer du att kommunikationen mellan olika parter fungerar smidigt?
- Har du erfarenhet av att arbeta i en internationell miljö?
- Hur hanterar du stressiga situationer?
- Vad motiverar dig i en administrativ roll?
- Hur ser du på din roll i att stödja ledningens arbete?
